در این مقاله به این اشاره می کنیم که مرسولات سازمانی چطور باید ارسال شوند تا در خور سازمان فرستنده باشد همچنین خواهم گفت که سازمان ها معمولا با چه چالش هایی برای ارسال مرسولاتشان مواجه هستند و چطور می توان بهترین تجربه را خلق کرد.
اگر شما مدیر روابط عمومی یک سازمان هستید و قصد دارید برای رویداد خاصی برای مدعوین دعوتنامه ارسال کنید یا برای جشن ها به همکاران و شرکای تجاریتون هدایای سازمانی بفرستید، حتماً زمان و هزینه زیادی را صرف می کنید که همه چیز عالی پیش برود تا تاثیری که می خواهید به درستی در ذهن مخاطبتان درج شود.
در این مواقع اگر اصول درستی اجرا نشود احتمالا با مشکلاتی که در ادامه به چند نمونه اشاره می کنیم مواجه خواهید شد:
-اگر محتویات هر مرسوله متفاوت باشد مرسوله شخصی به شخص دیگر تحویل شود یا به تعداد درست تحویل نشود
-ممکن است خیلی از مرسولات بعلت پیدا نکردن آدرس مرجوع شود
-ممکن است خیلی از مرسولات که تحویل شده به دست شخص گیرنده نرسد و در نگهبانی و اطلاعات باقی بماند
-ممکن است در بازه زمانی ارسال شود که گیرنده در محل وجود نداشته باشد و مرجوع شود
-مرسولاتی که یک یا چند بار ارسال شده و مرجوع شده آسیب ببیند یا کثیف شود
-گیرنده از برخورد نا مناسب پیک شاکی شود
-ممکن است مرسوله قبل از رسیدن به گیرنده گم شود
-تماس مکرر پیک با گیرنده و سوال کردن در مورد پیدا نکردن آدرس
می بینیم که هر کدام از مشکلاتی که بیان شد ممکن است خستگی زحماتی که کشیدید را بر روی تنتان باقی بگذارد و تجربه تلخی از سازمان شما در ذهن مخاطبتان درج کند. برای اینکه بتوانیم جلوی اغلب مشکلات احتمالی را بگیریم پیشنهاد می کنیم قبل از بسته بندی باید یک لیست اکسل از گیرندگان تهیه کنید که پیشنهاد می کنیم لیست شما دارای فیلد های زیر باشد:
کدارسال(کد مشتری / کد اشتراک)، 2.عنوان (جناب آقای / سرکار خانم / مدیریت محترم شرکت)، 3.نام شخص (حقیقی یا حقوقی)، 4.شهر، 5.آدرس، 6.شماره تلفن، 7.شماره موبایل، 8.توضیحات(محتویات مرسوله / شخص تحویل گیرنده / زمان حضور در مقصد …
توجه کنید که اگر محتویات مرسولات متفاوت است در هنگام بسته بندی لیبلی حاوی نام گیرنده، کد ارسال، نام شرکت گیرنده، آدرس و شماره تماس را روی مرسولات درج کنید. البته اگر می خواهید ارسال مرسولاتتان را به شرکت پستی برون سپاری کند بهتر است راجع به لیبل زنی از شرایط شرکت ارسال کننده مطلع شوید.
در پنل سفارش گذاری شرکت لینک اکسپرس بعد از ثبت سفارش می توانید دکمه چاپ لیبل را بزنید و لیبل های استاندارد که کنار هم چیده شده است را بر روی هر سایز کاغذی پرینت بگیرید و برش بزنید. این لیبل ها هیچدام شامل آدرس نوشتاری و شماره تماس گیرنده نیستند و همگی حاوی کیو آر کد است به این منظور که در هر زمان بعد از سفارش گذاری بتوانید آدرس و شماره تماس را ویرایش کنید. و کیو آر کد سبب می شود به هیچ عنوان مرسوله بعلت تشابه اسمی به شخص دیگری از گیرندگان تحویل نشود.
در پنل سفارش گذاری شرکت لینک اکسپرس بعد از ثبت سفارش می توانید دکمه چاپ لیبل را بزنید و لیبل های استاندارد که کنار هم چیده شده است را بر روی هر سایز کاغذی پرینت بگیرید و برش بزنید. این لیبل ها هیچدام شامل آدرس نوشتاری و شماره تماس گیرنده نیستند و همگی حاوی کیو آر کد است به این منظور که در هر زمان بعد از سفارش گذاری بتوانید آدرس و شماره تماس را ویرایش کنید. و کیو آر کد سبب می شود به هیچ عنوان مرسوله بعلت تشابه اسمی به شخص دیگری از گیرندگان تحویل نشود.
با توجه به اینکه تمامی مرسولات در لینک اکسپرس با موقعیت مکانی ارسال می شود امکان ندارد سفیر آدرس را پیدا نکند و مدام با گیرنده تماس بگیرد و مسیر را سوال کند. و شما می توانید هر پیغامی که می خواهید سفیر در هنگام مراجعه به گیرنده رعایت کند را بدون اطلاع گیرنده در توضیحات بنویسید.
خیلی اوقات هم می شود که مرسوله را بایگانی، اطلاعات و یا نگهبانی تحویل می گیرد و امکان دارد مرسوله بدست گیرنده نرسد برای این منظور در لینک اکسپرس به محض تحویل وضعیت مرسوله تغییر می کند و یک پیامک به گیرنده ارسال می شود که از رسیدن مرسوله با خبر شود.
باید رعایت شود که مرسولات سازمانی حتماً باید قبل از ساعت 14 (قبل از تعطیلی ادارات، بانک ها و شرکت ها) ارسال شود. لینک اکسپرس برای این منظور روزانه در دو شیفت مرسولات را ارسال می کند شیفت صبح 8 تا 14 و شیفت عصر 14 تا 20 که شما برای ارسال مرسولات سازمانی شیفت صبح را انتخاب می کنید.
و در آخر هزینه ارسال است که در بودجه بندی کمپین های ارسال هدایا و ارسال کارت دعوت معمولاً بین 5 تا 40درصد را بخود اختصاص می دهد. پس باید در هنگام بودجه بندی مقدار این مبلغ مشخص باشد. ازین رو تمامی مرسولات با ابعاد برابر در لینک اکسپرس به تمامی نقاط تهران با یک هزینه ثابت و مقرون به صرفه ارسال می شود.
برای مشاوره و استعلام قیمت جهت ارسال هدایای سازمانی و ارسال کارت دعوت همایشات با امور مشتریان لینک به شماره +۹۸ (۲۱) ۹۱۰۷ ۰۰۹۸ داخلی 1 تماس بگیرید یا در این فرم درخواست خود را ثبت کنید تا کارشناسان لینک با شما تماس بگیرند.
